Erfolgsbeitrag des Projektmanagements für die Projektarbeit mit Multiplikatoren

DAS PROJEKT

Wenn die Zusammenarbeit mit Multiplikatoren beispielsweise im Bereich der Erwachsenenbildung organisiert werden soll, dann ist dies in der Regel mit vielen Herausforderungen verbunden. Diese können sich durch die einzelnen Multiplikatoren oder den Inhalt des Projektes ergeben. In der Regel lassen sich aber die meisten Herausforderungen auf das Projekt selbst und dessen Organisation zurückführen. Bei einem Projekt handelt es sich um ein einmaliges Vorhaben, bei dem ein vorgegebenes Ziel innerhalb eines festgelegten Zeitraums realisiert werden soll. Bei der Zusammenarbeit mit Multiplikatoren in der Erwachsenenbildung kann es beispielsweise darum gehen, dass für diese ein mehrtägiger Workshop zu einem bestimmten Thema organisiert wird. Für die Realisierung eines solchen Vorhabens ist eine projektspezifische Organisation notwendig, die eine Erfüllung der ´Projektziele hinsichtlich Zeit, Kosten und Termine zu erreichen anstrebt und dabei alle Beteiligten miteinbezieht. Ein Projekt gilt erst dann als erfolgreich abgeschlossen, wenn die Anforderungen erfüllt, die festgelegten Termine erreicht und die geplanten Kosten eingehalten oder sogar unterboten werden (vgl. Schelle u. a. 2008, 27).

Dies bedeutet, dass es sich bei jeder Aufgabe um ein Projekt handelt, „ [...] die einen definierten Anfang und ein definierbares Ende besitzt [und] den Einsatz mehrerer Produktionsfaktoren für jeden der einzelnen, miteinander verbundenen und wechselseitig voneinander abhängigen Teilvorgänge erfordert, die ausgeführt werden müssen, um das dieser Aufgabe vorgegebene Ziel zu erreichen“ (Litke 2009, 19).

Ein Workshop in der Erwachsenenbildung beginnt dementsprechend mit der inhaltlichen Konzeption und zeitlichen Planung. Sein Ende wird von der inhaltlichen und organisatorischen Nachbearbeitung gebildet. Zur besseren Organisation eines solchen Projekts kann das Projektmanagement eingesetzt werden. Dabei geht es darum, die Führungsaufgaben auf einen durch das Projektziel bestimmten Zustand hin auszurichten. Da der Zustand eine Veränderung in bestimmten Bereichen impliziert, kann durch einen Soll-Ist-Vergleich festgestellt werden, ob das Projektmanagement erfolgreich war oder nicht (Bernecker 2003, 225).

ZIELE

Außerdem beinhalten Ziele des Projektmanagements unterschiedliche Einzelziele, die ermöglichen sollen, das vorgegebene Projektziel erfolgreich zu realisieren. Diese verschiedenen Ziele betreffen den Projektgegenstand (das Ergebnis) sowie den Projektablauf (die Abwicklung) (Jenny 2005, 46).

Bei einem Workshop im Bereich der Erwachsenenbildung kann auf der Ebene des Projektgegenstands ein Ziel darin bestehen, dass alle Multiplikatoren einen bestimmten Wissensstand erreichen. Hinsichtlich des Projektablaufs kann dagegen beispielsweise das Ziel einer reibungslosen Organisation des Workshops verfolgt werden.

Das Projektmanagement arbeitet auch bei der Organisation eines Workshops für Multiplikatoren in der Erwachsenenbildung auf Grundlage definierter Projektphasen. Den Anfangspunkt markiert der Projektstart, dem die Vorbereitungsphase folgt. Bei einem Workshop mit Multiplikatoren ist dies wie bereits erwähnt dessen inhaltliche Konzeption. Nachdem die Vorbereitung abgeschlossen worden ist, beginnt die Planung. Am Ende dieser Phase sind die Planungsunterlagen fertiggestellt. Die Durchführung des Projektes kann starten, was im Kontext des Workshops bedeutet, dass die Teilnehmenden sich beispielsweise online zum Workshop anmelden können. Der letzte Schritt ist der Abschluss des Projektes.

PROJEKTMANAGMENT

Das Projektmanagement beziehungsweise der Projektleiter erfüllen die innerhalb der einzelnen Projektphasen anfallenden Aufgaben sowie Aufgaben, die über mehrere Phasen hinweg kontinuierlich existieren (vgl. Zell 2013, 8-9).

Während der Durchführungsphase ist das Projektmanagement für die Einhaltung von Terminen und des Budgets zuständig. Das Projektmanagement überwacht die Ausführung der Arbeiten und die entstehenden Kosten. In der vorangegangenen Planungsphase ist die Kalkulation der Kosten erfolgt. Es können jedoch unvorhergesehene Ereignisse stattfinden, die zusätzliche Kosten verursachen. In diesen Fällen erkennt das Projektmanagement den Handlungsbedarf und trifft die Entscheidungen. Über alle Phasen hinweg ist das Projektmanagement für die Organisation der Kommunikation zuständig. Die verschiedenen Akteure kennen ihre direkten und übergeordneten Ansprechpartner. Regelmäßige Projektbesprechungen finden statt, damit alle Beteiligten über den jeweils aktuellen Stand und wichtige Geschehnisse informiert sind (vgl. Zell 2013, 9).

MÖGLICHE HÜRDEN

Der Erfolgsbeitrag des Projektmanagements für die Durchführung eines Workshops für Multiplikatoren im Bereich der Erwachsenenbildung ergibt sich vor allem daraus, dass durch eine effiziente Organisation von Projekten das Scheitern dieser Projekte verhindert werden kann. Nach Neumann scheitern viele Projekte nicht an den zu hohen technischen Anforderungen, sondern an der mangelnden Führungskompetenz des Projektleiters. Darüber hinaus investieren viele Organisationen überwiegend in Methodenkompetenzen, jedoch zu wenig in die Weiterbildung der Führungskräfte (vgl. Neumann 2012, 70). Viele Projekte scheitern auch nicht aufgrund von Technik oder Organisation, sondern aufgrund einer schlechten Kommunikation (vgl. Hab und Wagner 2007, 52).

Des Weiteren betreiben viele Organisationen kein aktives Risikomanagement. Daher scheitern die meisten Projekte an Risiken, die zu Beginn des Projektes ignoriert, nicht gesucht oder zu spät entdeckt werden (vgl. Wanner 2009, 11). Bei einem Workshop für Multiplikatoren der Erwachsenenbildung kann ein Risiko beispielsweise darin bestehen, dass zu wenige Teilenehmende gefunden werden, die an dem Workshop teilnehmen, was eine Unterdeckung der Kosten zur Folge haben könnte. Eine Gestaltung der Projektarbeit mit Blick auf diese Risikofaktoren, die zum Scheitern eines Projektes führen können, ist deshalb unerlässlich, um die mit einem Projekt verbundenen Ziele zu erreichen (vgl. Wanner 2009, 11).

PROJEKTMANAGMENT

Das Projektmanagement ist für Organisationen der Sozialen Arbeit ähnlich wie für Unternehmen deshalb von zentraler Bedeutung, weil dieses eine geplante und gezielte Planung der mit dem Projekt verbundenen Prozesse und Methoden ermöglicht. Auf diese Weise lässt sich das Projekt mit allen Risiken transparent gestalten und es ist problemlos möglich, das Projekt auf Termine auszurichten, die relevanten Kosten zu berücksichtigen und die gewünschte Qualität zu erzielen, wodurch Konflikte und Widerstände erheblich reduziert werden können. Wird die Realisierungsphase zudem positiv gestaltet, werden sich kaum negativen Folgen ergeben, die den Erfolg des Projektes gefährden könnten (vgl. Bergmann und Garrecht 2016, 226).

Erhebliche Abweichungen vom Soll-Zustand können das Projekt gefährden oder sogar zum Abbruch des Projektes führen. Diese können mit Hilfe des Projektmanagements erfasst werden. Dann kann auf Abweichungen schnell reagiert und es kann gegengesteuert werden (vgl. Meyer und Reher 2018, 223). Die Projektarbeit mit Multiplikatoren kann also auf verschiedenen Ebenen vom Projektmanagement profitieren. Es ist deshalb wichtig, dass die beteiligten Akteure der Sozialen Arbeit auch über entsprechende methodische Kenntnisse im Bereich des Projektmanagements sowie eine entsprechende Erfahrung verfügen.